Làm cách nào để nén một tệp PDF?
Một tệp PDF lớn rất bất tiện khi gửi qua email, tải lên chậm và nhanh chóng lấp đầy bộ nhớ của bạn. Hầu hết các nhà cung cấp email giới hạn tệp đính kèm ở mức 20 đến 25 MB, nên một tệp PDF nặng thường bị trả lại ngay. Tin tốt là: bạn có thể thu nhỏ một tệp PDF trong vài phút, và trong hầu hết trường hợp không ai nhận ra sự khác biệt về chất lượng. Dưới đây là ba cách để làm điều đó, bắt đầu từ cách nhanh nhất.
Nén PDF trực tuyến miễn phí
Lựa chọn nhanh nhất là Công cụ nén PDF trực tuyến miễn phí của chúng tôi. Nó chạy trong trình duyệt nên không cần cài đặt gì, và hoạt động như nhau trên Windows, Mac và Linux:
- Chọn tệp PDF bạn muốn nén, hoặc kéo và thả vào trang.
- Đợi vài giây trong khi tệp được tải lên và quá trình nén chạy.
- Tải xuống tệp PDF nhỏ hơn của bạn.
Công cụ nén tìm dữ liệu dư thừa và hình ảnh quá khổ bên trong tệp rồi ghi lại hiệu quả hơn, nên tài liệu vẫn sắc nét trên màn hình. Các tệp đã tải lên được xóa khỏi máy chủ của chúng tôi sau khi xử lý, giúp giữ bí mật thông tin của bạn.
Cách nén PDF thành tệp ZIP
Một cách phổ biến khác là đóng gói PDF vào tệp .ZIP. Tính năng nén ZIP có sẵn trong Windows và macOS và tiện lợi khi bạn cần gửi nhiều tệp cùng lúc. Đây là cách nén PDF thành ZIP trên Windows:
- Đặt tệp PDF (hoặc nhiều tệp) vào một thư mục mới.
- Nhấp chuột phải vào thư mục.
- Chọn "Send to" rồi "Compressed (zipped) folder".
- Một tệp .ZIP mới xuất hiện bên cạnh thư mục, sẵn sàng đính kèm vào email.
Trên máy Mac, nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục trong Finder và chọn "Compress". Người nhận tải tệp .ZIP xuống và giải nén để lấy lại tệp PDF gốc.
Nhược điểm của việc nén PDF thành ZIP
- PDF vốn đã được nén bên trong, nên nén thành ZIP hiếm khi làm nó nhỏ hơn nhiều. Một bản quét 30 MB thường vẫn quá lớn để gửi email sau khi nén.
- Người nhận phải tải xuống và giải nén tệp trước khi đọc được bất cứ thứ gì, một bước phụ và khá phiền trên điện thoại và máy tính bảng.
- Một số máy chủ email doanh nghiệp chặn hẳn tệp đính kèm .ZIP vì lý do bảo mật.
Nén PDF bằng Adobe Acrobat Pro
Nếu bạn đã trả tiền cho Adobe Acrobat Pro, nó có thể giảm kích thước tệp trực tiếp:
- Mở tệp PDF trong Adobe Acrobat.
- Nhấp "Tools" rồi "Optimize PDF".
- Chọn "Reduce File Size" trên thanh công cụ.
- Lưu một bản sao của tệp PDF.
Kết quả tốt, nhưng Adobe Acrobat Pro yêu cầu gói đăng ký trả phí, nên cách này chỉ hợp lý nếu bạn cũng dùng các tính năng khác của nó.
Bạn nên chọn phương pháp nào?
Với một tệp PDF cần nằm dưới giới hạn kích thước email, nén trực tuyến là cách nhanh nhất và giữ cho tệp đọc được ở mọi nơi mà không cần thêm bước nào. Nén ZIP chủ yếu hữu ích khi bạn gộp nhiều tệp, còn Acrobat thì ổn nếu bạn đã có. Đang vật lộn cụ thể với giới hạn tệp đính kèm email? Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về phải làm gì khi tệp PDF quá lớn để gửi qua email.