Khi tệp đính kèm PDF của bạn quá lớn để gửi: một giải pháp đơn giản miễn phí
"Kích thước tệp đính kèm quá lớn." Nếu ứng dụng email của bạn vừa từ chối gửi một tệp PDF, bạn đã chạm giới hạn tệp đính kèm mà gần như mọi nhà cung cấp đều áp dụng. Đây là các giới hạn thực tế và ba cách miễn phí để tệp của bạn vẫn được gửi đi.
Giới hạn kích thước tệp đính kèm email
Hầu hết dịch vụ email giới hạn một tin nhắn, bao gồm tất cả tệp đính kèm, ở mức khoảng 20 đến 25 MB:
- Gmail: 25 MB;
- Outlook và Microsoft 365: 20 MB;
- Yahoo Mail: 25 MB;
- iCloud Mail: 20 MB.
Vì tệp đính kèm được mã hóa lại để truyền, giới hạn thực tế thấp hơn con số công bố. Một tệp PDF 24 MB vẫn có thể bị Gmail trả lại. Nếu tệp của bạn gần chạm giới hạn, hãy thu nhỏ nó trước khi nhấn gửi.
Cách 1: nén tệp PDF
Trong hầu hết trường hợp, bạn có thể giảm đáng kể kích thước PDF mà không mất chất lượng thấy được. Việc nén tìm các mẫu lặp lại và hình ảnh quá khổ bên trong tệp rồi ghi lại bằng ít byte hơn:
- Mở Công cụ nén PDF trực tuyến miễn phí.
- Tải lên tệp PDF, hoặc kéo và thả vào trang.
- Tải xuống tệp nhỏ hơn và đính kèm vào email như thường lệ.
Trên màn hình bình thường, tệp đã nén trông gần như giống hệt bản gốc, nên với tài liệu hằng ngày thì đây là cách nên thử trước tiên. Để xem kỹ hơn cách hoạt động, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách nén tệp PDF.
Cách 2: chia PDF thành các phần nhỏ hơn
Nếu tài liệu phải giữ nguyên toàn bộ chất lượng, hãy chia nó thành hai tệp PDF trở lên và gửi trong các email riêng. Công cụ Chia PDF miễn phí cho phép bạn chọn phạm vi trang, và mỗi phần vẫn là một tệp PDF thông thường mà người nhận có thể mở trực tiếp.
Cách 3: chia sẻ liên kết thay vì tệp đính kèm
Các dịch vụ chia sẻ tệp như Google Drive, Dropbox hay OneDrive cho phép bạn tải PDF lên và gửi liên kết tải xuống thay thế. Cách này hoạt động với tệp mọi kích thước, nhưng người nhận có thể cần tài khoản để lấy tệp, và nhiều người thích tải tệp đính kèm trực tiếp từ hộp thư hơn. Hãy để dành cách này cho các tài liệu rất lớn.
Với mọi trường hợp khác, nén là lựa chọn thắng cuộc: không tài khoản mới, không bước phụ nào cho người nhận, và tệp PDF đến nơi như một tệp đính kèm bình thường.