Cách làm phẳng file PDF (và làm phẳng nghĩa là gì)
Làm phẳng một tệp PDF hợp nhất các yếu tố tương tác của nó (trường biểu mẫu, hộp kiểm, chữ ký số, chú thích và con dấu) thành một lớp tĩnh duy nhất. Văn bản và bố cục vẫn y nguyên, nhưng các trường không còn nhấp, di chuyển hay chỉnh sửa được nữa. Kết quả là một tài liệu cố định trông giống hệt nhau ở mọi nơi và không ai có thể âm thầm thay đổi sau khi bạn gửi đi.
Làm phẳng một tệp PDF nghĩa là gì?
Một tệp PDF có biểu mẫu, chú thích hoặc chữ ký thực ra là một chồng các lớp: nội dung trang nằm dưới cùng, và mỗi trường, chú thích và con dấu nổi lên trên. Hầu như bạn không để ý. Nhưng những lớp nổi đó vẫn có thể bị bất kỳ ai có trình chỉnh sửa PDF thay đổi, và một số hệ thống từ chối nhận các tệp chứa chúng.
Việc làm phẳng ép toàn bộ chồng lớp vào chính trang giấy. Các câu trả lời đã điền trở thành một phần của tài liệu, chữ ký biến thành đồ họa cố định, và chú thích trở thành các dấu in. Diện mạo không thay đổi gì, chỉ có khả năng chỉnh sửa là thay đổi.
Làm phẳng không giống với chuyển thành ảnh raster. Một tệp PDF đã làm phẳng vẫn giữ văn bản là văn bản thật, nên bạn vẫn có thể chọn, sao chép và tìm kiếm trong đó. Một tệp PDF raster chuyển mỗi trang thành hình ảnh, khiến tệp nặng hơn và văn bản không tìm kiếm được. Hãy làm phẳng trước; chỉ raster khi bạn thực sự cần các trang chỉ gồm hình ảnh.
Khi nào bạn cần một tệp PDF đã làm phẳng?
- Nộp hồ sơ trực tuyến cho tòa án và cơ quan nhà nước. Nhiều hệ thống nộp hồ sơ, gồm các cổng thông tin tòa án liên bang Hoa Kỳ và các trang xin tài trợ, từ chối những tệp PDF chứa trường biểu mẫu đang hoạt động hoặc lớp chữ ký chưa ký. Làm phẳng tệp là cách khắc phục tiêu chuẩn cho những email từ chối đó.
- Gửi một biểu mẫu đã điền. Sau khi làm phẳng, câu trả lời của bạn là một phần của trang, nên không ai có thể thay đổi và chuyển tiếp biểu mẫu.
- Vấn đề in ấn. Con dấu và chú thích bị biến mất, xê dịch hoặc chồng lên nhau khi in sẽ hiển thị đúng khi đã được làm phẳng vào trang.
- Làm cho tệp PDF không chỉnh sửa được. Làm phẳng là cách nhanh nhất để đóng băng nội dung của một tài liệu mà không cần thiết lập mật khẩu và quyền.
Cách làm phẳng PDF trực tuyến miễn phí
Lựa chọn nhanh nhất là công cụ Làm phẳng PDF miễn phí của chúng tôi. Nó chạy trong trình duyệt nên không cần cài đặt gì:
- Tải lên tệp PDF bạn muốn làm phẳng, hoặc kéo và thả vào trang.
- Nếu muốn, hãy tích chọn vector hóa văn bản để văn bản cũng không thể chọn và sao chép. Để trống nếu muốn giữ cho văn bản tìm kiếm được.
- Nhấp "Làm phẳng PDF" và tải xuống tệp đã làm phẳng sau vài giây.
Các tệp được truyền qua kết nối SSL được mã hóa và bị xóa vĩnh viễn khỏi máy chủ của chúng tôi sau 3 giờ. Các tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu cũng hoạt động: bạn được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi bắt đầu làm phẳng.
Cách làm phẳng PDF trong Adobe Acrobat
Acrobat Pro không có một nút "Flatten" riêng; cách đáng tin cậy là một bản sửa "Preflight":
- Mở tệp PDF trong Adobe Acrobat Pro.
- Vào "Tools", rồi "Print Production", rồi "Preflight".
- Mở nhóm "PDF fixups" và chọn "Flatten annotations and form fields".
- Nhấp "Analyze and fix" và lưu bản sao đã làm phẳng với tên mới.
Cách này hoạt động tốt, nhưng Preflight chỉ có trong gói đăng ký Acrobat Pro trả phí, và tùy chọn này bị vùi sâu đến mức hầu hết mọi người tìm thấy nó một lần rồi không bao giờ thấy lại.
Cách làm phẳng PDF mà không cần Acrobat
Máy tính của bạn có thể làm phẳng một tệp PDF bằng trình điều khiển máy in tích hợp. Mở tệp trong bất kỳ trình đọc PDF hoặc trình duyệt nào, nhấn Ctrl+P (Cmd+P trên máy Mac), chọn "Microsoft Print to PDF" trên Windows hoặc "Save as PDF" trong hộp thoại in của Mac, rồi in. Tệp mới là một bản sao đã làm phẳng.
Mẹo này có sự đánh đổi: các siêu liên kết và dấu trang bị loại bỏ, chất lượng hình ảnh có thể giảm, và tệp đôi khi to hơn. Với một tài liệu nội bộ dùng một lần thì không sao. Nhưng với bất cứ thứ gì bạn nộp hoặc gửi đi, công cụ trực tuyến ở trên giữ nguyên chất lượng tài liệu.
Làm phẳng so với bảo vệ bằng mật khẩu
Làm phẳng đóng băng những gì có trên trang, nhưng bất kỳ ai vẫn có thể mở và đọc tệp. Bảo vệ bằng mật khẩu kiểm soát ai được mở và họ có thể làm gì với nó. Nếu bạn gửi một biểu mẫu đã điền chứa dữ liệu nhạy cảm, cả hai kết hợp rất tốt: làm phẳng biểu mẫu trước, rồi thêm mật khẩu. Hướng dẫn của chúng tôi về cách bảo vệ PDF bằng mật khẩu mà không cần Adobe đề cập chi tiết mặt đó.
Một điều cuối cần biết: làm phẳng là một chiều. Không có chức năng "hoàn tác làm phẳng", nên hãy giữ tệp gốc của bạn phòng khi cần chỉnh sửa lại biểu mẫu sau này.